ビジネスをする上で、“メール”は欠かせないツールです
だからこそ、メールのスキルアップは生産性向上に直結します
普段、当たり前のように使用しているツールだからこそ
その活用方法や改善方法を見直してみませんか？
ビジネスでメールを使用するメリット
基本的には送受信の時間を選ばない
メールというツールは、相手に見る時間を指定するものではない
という前提のもと送受信が行われますので、基本的にはいつ送っても問題ありません
※ただし、真夜中の送信は通知音などで相手を不快にさせてしまう可能性もありますので極力控えましょう
電話や対面のアポイントと比べて、
相手の都合に合わせずともコミュニケーションが取れますので
非常に便利と言えるでしょう！
一度の送信で大勢に発信が可能
最大で500件ほどの宛先へ一度に発信することが可能です
また、直接やりとりはしていないが情報共有をしておきたい相手をCCにいれておいたり、宛先のメンバー間で連絡先を共有したくない場合や、同じ内容のメールを複数のクライアントへ一斉に発信する際に使用します
- 宛先 …直接コミュニケーションを取る相手
- CC …直接やりとりはしないが、情報を共有したい関係者
- BCC …宛先、CCの人たちにはアドレスを知られたくない相手
BCCの受信者には宛先、CCのアドレスは表示される
要点をまとめやすく伝えやすい
電話や対面の場合は、相手の表情や声色で感情を伺えるという強みがあります
一方でメールは、文章で正確かつ丁寧に情報伝達が強みです
コミュニケーション手段は、状況によって使い分けるのがベストです
この手段を間違ってしまい、ミスをしてしまう新卒社員はたくさんいます
使い分けは、経験と慣れにもよると思いますが、ここではメールのみにフォーカスし
正確な文章と、相手に理解される内容であれば伝達手段として使い勝手の良いツールである
ということだけ理解いただければと思います
書類データの添付が可能
上記の“正確な文章と相手に理解される内容”を補填するものとしてデータの添付が頻繁に用いられます
現代ビジネスにおいて、多くの書類はデータで作成されます
つまり、作成したデータをプリントアウトして手渡しせずとも、メールに添付をして送付が可能なため時間短縮、効率化につながるというわけです
なぜメールの改善が生産性を向上させるのか？
- 無意識に業務時間の多くをメールに取られてしまっている
- メールの書き方次第で、ムダなやりとりを減らせる
ビジネスマンの多くが、毎朝メールのチェックから仕事をスタートさせます
何気なく使用しているツールのため、つい無意識的に活用してしまっており、気づいた時には大幅に予定より時間を遣ってしまっている、なんてことはよく聞く話です
私の周りにも、朝から一日中メールの処理をして定時を迎え、定時後から企画書や見積の作成などを始める人たちがいます
日本ビジネスメール協会の調査によると
『1日平均；12.62通の送信がされ、39.28通の受信』がされてるそうです
1通の送信メールを5分で作成すると仮定すると、1日合計63.1分
1通の受信メールを1分で処理すると仮定すると、1日合計39.28分
それぞれ送受信を合計すると1日約2時間をメールに使用していることになります
1日の労働時間を8時間とすると4分の1をメールに費やしていることになります
このように数字で表すと、いかにメールの時間に改善の余地があるか見えてこないでしょうか？
当時の私はこの分析を知った時、メール以外の仕事を残りの6時間で終わらせることなんて、不可能と思いましたし、メールは問答無用で送られてくるものだから時間の削減もできないし、絶望を感じたのを覚えています
かと言って、受信したメールを無視するわけにもいきませんので、残業してでもメールの処理とその他の仕事をこなし、これぞ社畜！ザ・ブラック企業なんて悲観したこともありました
もしかしたら同じような思いをしている方もいるのではないでしょうか？
安心してください！！
残業を否定したいわけではありませんので、大いに残業して、やること終わるまで酷使してください！
という冗談はさておき、誰しも業務時間内に仕事を終え、定時には帰宅してプライベートタイムを充実させたいですよね！？
そして、メールの処理スピードは、仕事が捗り＆仕事ができる人という印象に直結します！
- メールに時間を取られない分、他の仕事ができる
- 仕事ができる人＝主導権を握っている
それに仕事が早く、できる社員だと思われれば出世にも近づきますし、会社勤めの方にとってはイイコトづくし間違いないなのです！
仕事ができる人の発想については、以前の記事に詳しく記載しておりますのでご参照ください
もちろん社内だけに限らず、クライアントとのムダなやりとりが減れば、相手から一目置かれるかもしれません
そしてあなたの功績が認められれば、次の仕事へ繋がっていきますし、さらにそれが会社でも評価され、ベストサイクルのループが出来上がるわけです
メールを送るときのポイント
- メールを送る目的を明確にすること
- 受信したときの見え方やビジュアルを気にすること
- 返信しやすい文章構成で送ること
- 相手の誤解を生まない言葉遣いに注意すること
- メールの処理時間の削減を意識すること
今回の記事では、主にメールに対する意識改善について作成しました
ぜひご参考になれば幸いです
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