前回の記事はこちら・・・
メールを送るときに6W3Hを意識することで、格段に処理スピードが上がったよ♪
他の4つのポイントも意識すると“できるビジネスマン”のメールになるよ！
□ 目的を明確にすること
□ 読みやすい見た目
□ 返信しやすい内容
□ 言葉遣いや言い回し
□ 処理時間の削減
『仕事が早いビジネスマン』が具体的にどんなメールを意識しているのか解説します！
気配り上手は読みやすい見た目を意識する
メールとは、相手がいて初めて成立するコミュニケーションツールです
すなわち相手がメールを読まず、返信をしなければまったく意味がありません
それでは、相手から返信がなかった場合、悪いのは相手でしょうか？
もちろんケースバイケースで、相手が読み落としている可能性もあります
しかし、多くの場合は読むに値しない、読む気がおきないメールそのものに原因があります
せっかく時間をかけて作成したメールを読んでもらえない
というのは非常に残念ではあります・・・が、それが社会人の厳しさかもしれませんね
こんな話をすると若手の人たちは
『どうしたら文章力がつきますか？』なんていう質問をしてきます
ポイントはそこではありません！
大切なのは“文章力”ではなく、”ビジュアル”です！
人が読みたいと思うかどうかは、パッと見の文字数やスペースなどの
「視覚的な要素」に大きく影響されるからです
メールはある程度、型に当てはめることができます
基本の型さえマスターすれば、すっきりとした読みやすいビジュアル
でメールが作成できるようになりますので、ぜひ参考にしてください
基本のレイアウトとは
①会社名・宛名
②挨拶文
③本文・目的
④結びの挨拶
⑤署名
それぞれを分析してみましょう！
①会社名・宛名
＜パターンA＞
株式会社◯◯◯◯ ××様
———————————–
＜パターンB＞
株式会社◯◯◯◯
×× 様
好みにも寄るかと思いますが、どちらか見やすいでしょうか？
メールを受信する側の立場で見やすさを比べると良いかと思います
②挨拶文
大変お世話になっております。
株式会社△△△△の■■と申します。
ここは、自社名の長さなどで調整すると良いかと思いますが、
2行で記載するとスッキリとした見た目になります
③本文・目的
・１行の文字数が多くなりすぎない（30文字以内目安）
・要所で改行を加える
・５行以上の文章にせず、空白の行を入れる
・必要に応じて箇条書きを使う
・あえて、ひらがなやカタカナを使う
伝わりやすい文章の書き方については
以前の記事で解説した通り、6W3Hを意識すれば誰でも書けます
目的を明確にした文章を相手に読んでもらうには
上記のポイントを意識したレイアウトで作成することです！
よく通販サイトのメルマガなんかでは、
『いきなり写真ドーン、大量の文字ビシャー』
としたメールが送られてきますが、あれではユーザーは読みませんよね…
ビジネスメールは、大事な要件を伝えるのでそれではいけません
まず相手の目に止まるレイアウトが大切です
④結びの挨拶
時々、相手を慮るあまりに一言も二言も余計な文章を加えてしまう方を見ますが
はっきり言って、あまり効果はありません…
『本当に心から感謝しているから、最後に念押しで伝えたい』
『どうしても仕事を受注したいから、念押しで一言加える』
気持ちはわかります…が、そこに時間をかけるべきではありません
もちろん、まったく無意味とはいいませんが
気持ちを伝えたい、念押ししたいのであればメールではなく
電話一本して伝える方が何百倍も伝わります
余計な時間をかけるくらいであれば
当たり障りない程度の文章で切り上げましょう！
⑤署名
署名を付けるか、付けないか賛否両論ありますね…
答えは『どちらでも良い』です
署名は必ずしも必要なわけではなく、
いわば名刺代わりのような役割もありますので
自身の仕事や送り先によって使い分ければ良いと思います
仕事スピードUPは相手がいかに早く返信をくれるか
ここまでのポイントをマスターすることで
みなさんのメールは、『読んでもらえるメール』になりました！
しかし、冒頭でもお伝えした通り、
メールは相手がいて初めて成立するコミュニケーションツールなのです
つまり、相手からの返信が無くては、仕事は前に進みません
すなわち、相手からいかに早く返信をもらうかが仕事のスピードに直結するわけです
□ なぜメールを送ったのかを先に明示する
□ 文章をできるだけコンパクトにする
□ 『YES』または『NO』で回答できる内容を意識する
先に目的を明確にする
相手にメールの内容を速やかに理解してもらうには
”冒頭で主旨を提示”することが最も有効です
そうすることで、先の文章を読み進めるにあたって
何を回答すれば良いか、何を戻せば良いかが把握でき
返事をスムーズに戻してくれることがほとんどです
例えば、天気予報の番組を途中から見ていたとします
「明日は晴れのち雨、折りたたみ傘を持参しましょう」
と言われて、素直に聞き入れられますでしょうか？
どこの地方かもわからないし、何時から雨が降るのかもわかりません
なので天気予報の場合は、必ず先に「〇〇地方です」と冒頭で
これから伝える予報の地域を明確にしているはずです
メールでも同じことです
相手の意見を聞きたいのか、打ち合わせの時間を調整したいのか
はじめに主旨・目的を明確にすることは、相手の理解を左右します
文章をできるだけコンパクトにする
情報不足は良くありませんが、コンパクトであればあるほど
相手は読みやすく、また速く読めるので返信もしやすくなります
文章を短くするには『接続詞』を使わないことです！
たしかにレポートや報告書などの文章を書く際には
接続詞は不可欠と言えるかもしれません
しかしながら、ビジネスメールにおいては接続詞を用いると
前後で反対の内容を伝えるときなどに用いるため、意図がつかみにくくなるのです
実際に例文で読み比べてみましょう！
＜パターンA＞
先日の新入社員研修を催しましたが、そこで参加者から多くの質問をいただきましたので改めてフィードバックの時間を設けようと思っているのですがいかがでしょうか？
＜パターンB＞
先日、新入社員研修を実施しました。参加者から多くの質問をいただいております。改めてフィードバックの時間を設けようと考えています。ご意見伺えますでしょうか？
どちらも同じ意図が伝わると思います。
読みやすさはどうでしょうか？
メールにおいて、接続詞は無くても意味が通じることがあります
まとめ
いかがだったでしょうか
最後に本記事をひと言で集約すると
”メールは見た目が命”ということです
ぜひ明日からのビジネスの参考にしてみてください♪
次回は、メール作成時のポイント後半戦です
お楽しみに！！
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