ビジネスマン必見！Googleスプレッドシートのオススメ活用法

　

みなさんは、『表計算ソフト』を使いますか？

私のような会社勤めの一般的なサラリーマンは、毎日のようにExcelなどの表計算ソフトを使用しているのではないでしょうか。

中には日常生活でも家計簿や買い物リストなど、便利に使われている方もいらっしゃることでしょう♪

　

日本では、まだまだExcelが一般的に知られている表計算ソフトかと思いますが、

最近では、Googleが基本無料でサービスを提供している『スプレッドシート』という表計算も使用するシーンが増えてきました。

　

実はこのスプレッドシートは、使用シーンを選別しながら扱うと、Excelよりも非常に便利に運用することができるんです！

使用目的を考えながら、Excelとスプレッドシートを使い分けるのが仕事を効率化する第一歩となると思います。

　

この記事では、スプレッドシートにフォーカスしながら分析・解説してきます。

スプレッドシートの具体的な使用方法や表計算の作成方法などはまた別の機会に解説してきます。

スプレッドシートって何？どんな時にExcelより効果を発揮するの？メリット・デメリットは？

という基本的なことを学びたい初心者向けの記事となっています。

　

　

私がGoogleスプレッドシートを使うわけ

　

まず簡単に、普段私がどんな仕事やどんな場面で表計算を必要とするかお話します。

私は、サラリーマンであり『営業マン』が本業です。

仕事以外でも、家計簿や買い物リストなどプライベートでも表計算ソフトを活用しています。

活用シーンや用途によって、スプレッドシートとExcelを使い分けることも必要ですが、

基本的に現状ではスプレッドシート１本で事足りています。

というより、スプレッドシートが便利すぎてExcelの出番が激減しています。

　

これに尽きる！クラウド管理が最強

　

　

GoogleスプレッドシートがExcelと異なる点の一つとして、ドライブ管理という点があります。

ドライブ管理とは、インターネットが接続された環境下でクラウド上で管理する方法です。

これがスプレッドシートを活用する最大の目的とメリットと言えます。

　

　

それでは続いて、具体的にクラウド上で保存することのメリットを解説していきましょう！

　

　

手持ちのあらゆるデバイスからアクセスが可能

　

クラウド上で保存・管理する最大の利点は、あらゆるデバイスからアクセスが可能になることです。

原則インターネットに接続可能なデバイス・環境が必須とはなりますが、

スマホでもパソコンでもタブレットでも、その時々でアクセスが可能となります。

　

最近では、スマホは必ずと言っていいほど全ての人が1台以上は持ち歩いていることでしょうし、

自宅ではパソコンを使用し、外出先ではタブレットを持ち歩くという人も多いと思います。

また、フリーWi-Fiスポットも増えてきましたし、スマホを使ったテザリングも主流になってきましたので

インターネット環境には、あまり困らないと思います。

　

　

しかし、既にお気づきの方もいらっしゃるかもしれませんが

“インターネットに接続できる環境でないとならない”という点がデメリットになりうるシーンも発生してきます。

そういった環境下では、Excelの方に軍配が上がることもありますが、会社勤めや一般的な使用シーンでは

インターネットが使用できない環境の方が稀ですので、大きなデメリットにはなりえません。

　

ここで、私が普段スプレッドシートを活用しているシーンとその方法をご紹介します。

まず、最も使用頻度が多いのはやはり勤務中でパソコンからのアクセスです。

表計算が主な使用となりますので、文字打ちを前提とした入力を行っています。

　

そして次に使用するのは、通勤や移動など電車の中です。

よほどの満員電車では無い限り、タブレットからアクセスし簡単な編集や確認作業が可能です。

日々の日報のような記録や会議の議事録などのチェックを行うには有効な活用方法であり時間の効率化に繋がっています。

パソコンほどではないですが、簡単な入力作業も難なくこなせてしまうのがタブレットは本当に優秀なガジェットですね！

　

最も使用頻度は少ないですが、いざという時に便利なのが、商談中にスマホからアクセスできることです。

商談中や会話の中でど忘れしてしまったことや、手軽に確認だけ行い時などにサッとアクセスできるのが便利です。

編集や入力はあまり得意ではありませんが、確認程度であれば最も手軽なデバイスと言えます。

　

　

複数人での閲覧・共有・編集が可能！

　

クラウド上で管理することのメリットとして欠かせないのが、

“誰でもアクセス可能”という点です。

　

スプレッドシートは、シートごとにURLが存在し、そのURLを知っている人ならば誰でもアクセスが可能です。

とは言っても、この人には閲覧はしてもいいけど、編集はしてほしくないんだよな〜

という場合は、アクセス権限で使用できる範囲を制限することも可能です。

　

この方法で閲覧・共有・編集ができるということは、常に最新の情報を共有できることになります。

Excelでは基本的に誰かが編集したものをメール等で共有したのちに最新情報が共有される状態にありますが、

スプレッドシートになれば、リアルタイムで最新の状態が確認可能になるわけです。

これは特にチーム制などで仕事をされている方々には非常に便利です。

　

　

実は私は部下を数名抱えてチーム制で仕事をしていますが、

誰がいつどこで何を販売し、どれだけ売上を上げたのかをスプレッドシートを活用し運用しています。

完璧にリアルタイムとはいかないまでも、ほぼほぼリアルタイムで更新をしてくれるのでスピーディーに状況の把握ができますし

数名が同時に編集もできるので、まとめて状況の確認ができています。

何よりいちいち報告を受ける手間と時間が省け、お互いに時間の効率化に繋がっています。

　

　

デバイスの容量の節約にもなる！？

　

ガジェットやデバイスを購入する時って、保存容量の選択に非常に迷いますよね…。

保存容量が多いに越したことはありませんが、比例してお値段も高くつきますし…。

　

ですが、クラウド上の保管ならデバイス本体の保存容量を気にする必要はありません！

本体のローカルに保存するのではなく、インターネット上に存在するクラウドの容量を使って保存するからです。

Googleの場合はGoogleドライブというクラウドの保存容量を使用しますので無料で15GBまで使用が可能です。

ただし、GmaiやGoogleフォトなどGoogleのサービスを使用している方は、同じドライブ上の容量を使用していますのでご注意ください。

データ容量がいっぱいになってしまうと、メールが受け取れなかったり、大切な写真のバックアップが取れておらず取り返しのつかない事態に！

ということもありますので重々お気をつけください。

Googleドライブの容量は月額制でアップデートも可能なので、必要な方は検討してみると良いかと思います。

　

　

　

Excelと差別化して考える使用シーン

　

ここからは、想定される使用シーン別にスプレッドシートとExcelの使い分けを考えていきましょう。

結論から申し上げると、それぞれの得意・不得意を理解して使い分けるのがベストと言えます！

　

　

得意なこと

　

ここまでは、スプレッドシートの利便性を説明してきましたが、

一旦ここで情報を整理してみましょう。

　

　

　

繰り返しにはなりますが、スプレッドシートにもExcelにも一長一短あるわけですね。

目的別に使用するツールを変えながら運用するのがベストです。

　

　

シーン別活用方法

　

前述にもあった通り、チーム制で仕事をされる方や複数人で進行するプロジェクトの管理など

リアルタイムでの情報共有が効率化につながる場合は、スプレッドシートが大活躍すること間違いなしです。

他にも新しい企画を練っている最中に、上司や先輩に添削をしてもらいたいときや

何か仕事の進捗を逐一チェックしてもらいたい場合などは、非常に効果を発揮します。

　

一方で、編集頻度が少なく、情報の蓄積を目的とした会議の議事録や営業日報や記録などは

リアルタイムでの共有が基本的には不要ですので、Excelでの運用が向いているかと思います。

これらもスプレッドシートで運用ができないわけではありませんが、返って編集途中で誤解が生まれ

間違った情報伝達がされてしまうリスクも考えられますので注意が必要と言えるでしょう。

　

　

　

最後に…

　

いかがだったでしょうか？

使用目的に合わせて使い分けると仕事が爆速に効率化しますので

ぜひスプレッドシートを使ったことがない方は、一度検討してみてください！