近年、ビジネスにおいて
メールでのやりとりは
ごくごく当たり前となりました。
ネット環境さえあれば、
いつでもどこでもコミュニケーション
が取れるのは非常に便利ですよね。
そんな便利な一方で、
知らないと損する落とし穴もあります…
今回は、知って得するビジネスメールの
上達テクニックをご紹介します！
仕事が早い人が意識しているのは、たった5つのポイント
日々の労働時間で、果たしてメールの処理時間はどれくらいでしょうか？
＊詳しくは過去の記事をご参照ください！
人にもよるとは思いますが、無意識のうちに相当な時間をメール処理に当てている場合があります
そして、ほとんどの方がメールを見ない日はないのではないでしょうか？
言い換えれば、メール処理のスピードは仕事の早さに直結します
仕事が早い人はメール処理も早く、浮いた時間で他の作業ができるというわけなのです
では、なぜそこまで早くメールを処理できるのでしょうか？
それはたった5つのポイントを意識するだけで、誰でも簡単にできてしまいます！
□ 目的を明確にすること
□ 読みやすい見た目
□ 返信しやすい内容
□ 言葉遣いや言い回し
□ 処理時間の削減
このポイントを見て気づいた方もいるかもしれません
そうです！
メールの処理スピードを上げるとは、無駄なやりとりを減らす
ということなのです！！
タイピングの速さは、個人差がありますし
そもそも経験や慣れで誰でも上達するでしょう…
ですが、そもそもの無駄なメール減らす
何が無駄で、何が必要なやりとりなのか
これらは経験である程度身につきますが
意識して取り組まなければ時間がかかりますし
人によっては一生身につかないスキルです
なぜメールを送るのか？目的は明確に
突然ですが、
『なぜメールを送るのか？』
この問いに対して真剣に考えてみてください
答えは簡単です
『目的』つまり用件があるからです
すなわち目的（用件）とは、
・アポイントを取る
・新商品を提案する
・資料を送付する
・案内を送る
などといった仕事（ビジネス）なわけです
目的＝ビジネスである以上
目的が不明確であっては、相手に正しく伝わりません
相手に正しく用件が伝わらなければ、
伝わるまで会話は繰り返されますし、余計な時間がかかります
それに、相手の理解を得られなければ成果も上がりませんよね
さらに加えると、相手とのやりとりが増えることで
手間がかかるという印象を持たれ、仕事をしにくい人
というレッテルが貼られてしまっては
次の案件にも繋がらず、継続的なビジネスは難しくなります
しかし一方で、その逆の行動はイイこと尽くしです！
目的が明確であれば、スムーズに用件が伝わり
無駄なやりとりが減れば、進行がスムーズで
仕事ができる人という印象になります
もしかしたら、
『それが難しいんだよ』
と思われた方もいるかもしれませんので
簡単に目的を伝える方法を解説していきます
６W３Hで目的は絶対に伝わる！
who（誰が）
What（何を）
Why（なぜ）
When（いつ）
Where（どこで）
When（誰に）
How to（どうやって）
How many（いくつ）
How much（いくら）
ダメな例としては、
熱意を込めたメールを送るあまり
目的を見失い、結局何が言いたいのか
わからない内容のメールや
必要な情報が足らず、かえって
相手を困惑させてしまうメールです
上記の6W3Hは、場合によっては全てが当てはまらないこともありますが
大抵の場合は、これらを一つずつ当てはめ確認すれば
目的を抑えた内容のメールが出来上がります
メールの処理は、毎日時間のかかる日課です
だからこそ、その時間を短縮し
効率的な業務を目指しましょう！！
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