ビジネスでもGmailを利用している人は大勢いるかと思います
ほとんどの方が、誰かに教わるわけでもなく、使っているうちに慣れてきて
自然とGmailを使えるようになっているのではないでしょうか？
今回は、知っておくと得するGmailテクニックを3つご紹介します
すぐに使える簡単なテクニックばかりなので、ぜひ活用してみてください！！
Gmailの便利機能でメール処理スピードをアップする方法
ラベルを作成してメールを整理整頓
Gmailには、“フォルダ”というものが存在しません
その代わりに“ラベル”という機能があります
言葉こそ異なりますが、フォルダと思って頂いても問題ありません
メールやアドレス、件名ごとにラベルを割り当て、整理するものになります
ラベルの作成方法は、いくつかありますが
もっとも簡単な方法は、メールトップ画面上段のラベルアイコンをクリックし
新規作成を選択する方法です
ラベルは自身が管理しやすい名前で作成しておき
ラベル管理画面で色の変更も可能となっております
また、メインラベル、サブラベルとフォルダのように階層を作ることも可能です
参考までに私のラベル管理方法を例に挙げさせて頂きますと
まず、最上位のメインラベルには、社内部署単位・業種別の2つを作成しています
これは社内メールとそれ以外のクライアントからのメールを棲み分けするためです
それから社内ラベルには、チームやプロジェクトごと、通常連絡用と重要連絡用などに分けます
クライアント用はクライアントごとに分けて管理しています
上記のようにラベルを作成しておけば、確認したいときにアクセスしやすくなり非常に便利です
また、受信トレイにメールを溜めずに、タスク完了と共にラベルごとにアーカイブすれば
メール画面がスッキリしますし、翌日のメールチェックが効率的になります
メールの自動振り分け設定でラベル割り当ての時間短縮
ラベルでの管理が非常に便利だということは理解できたと思います
ですが、実際にやってみると、ここである問題に気づくことでしょう！
そう、メールごとに割り当てるのが面倒である！！！
そんなときは、自動で割り当てる機能を使うのがオススメです
自動化したいメールの上部に点が3つ縦に並んだマークをクリックします
メールの自動振り分け設定をクリックしましょう
するとデフォルトでTOの項目にアドレスが入っているかと思います
頻繁に送られてくるアドレスを自動化する場合は、そのままフィルタを作成へ進みます
その他の条件を含める場合は、必要に応じて入力してください
続いての画面では、どういった結果を得たいか、というのをチェックボックスに入れます
ここはお好みでよろしいかと思いますが、個人的にはラベルの選択は入れておくべきかと思います
そうすることで、メール受信と同時に自動でラベルを割り当ててくれ、手間を削減してくれます
ショートカットを使い倒せば処理スピードが格段にアップ
最後に、ショートカットの解説です
Gmailにはショートカット機能がたくさん容易されています
＊ショートカットのON／OFFは設定画面から切り替え可能
たくさんありすぎますので、全てを覚えるのはマニア中のマニアだけでしょう…
最低限これだけ覚えておけば、処理スピードが見違えるほど変わりますので
すぐにメモを取り出し、キーボードに貼っておいてください！
・『C』… 新規メール作成
・『L』… ラベル変更
・『E』… アーカイブ
・『A』… 全返信（shift+Aで新しいウィンドウで作成）
ちなみに『R』で個別返信もできますが、使用頻度は少ないので覚える必要なし
・『shift+#』… ゴミ箱へ移動
覚えるのはたったこれだけです！
私はこれを『クリアの法則』と名付けています！（スペルがCLEARだから←）
他にもまだまだショートカットはたくさんあり、
人によっては便利な機能もあるかと思いますので
気になった方は、ググってみてください
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